Questa celebre locuzione latina, che tradotta significa “le parole volano, ma ciò che è scritto rimane“, rappresenta un concetto di fondamentale importanza in molteplici contesti, inclusi quelli informatici. Infatti, nel mondo digitale in cui ci troviamo, la documentazione informatica delle policy e dei processi è diventata un elemento imprescindibile per garantire un’adeguata gestione e sicurezza delle attività svolte.
Ma perché la documentazione informatica e i processi del suo mantenimento sono così importanti? Quali sono i punti di forza di avere una documentazione condivisa, gestita e costantemente aggiornata?
Innanzitutto, la documentazione informatica permette di avere una visione completa e dettagliata dei processi e delle policy adottate, nonché di mantenere una tracciabilità delle attività svolte. Questo è fondamentale sia dal punto di vista della gestione interna, per garantire la continuità delle attività anche in caso di assenza di uno specifico operatore, sia dal punto di vista della compliance con le normative vigenti. Infatti, la documentazione informatica costituisce un elemento fondamentale per dimostrare la conformità alle leggi e ai regolamenti in materia di sicurezza e privacy dei dati.
Inoltre, la documentazione rappresenta un punto di riferimento che va condiviso per tutti gli operatori (anche cliente-fornitore) coinvolti nei processi, contribuendo a ridurre il rischio di errori e di fraintendimenti. Una documentazione chiara e precisa, costantemente aggiornata, permette infatti di evitare possibili malintesi o interpretazioni errate delle policy adottate, garantendo una maggiore efficacia e coerenza nella gestione delle attività.
Un’altra grande forza è quella di favorire una cultura della condivisione e della trasparenza all’interno dell’organizzazione. Infatti, la documentazione condivisa permette di diffondere le conoscenze e le competenze tra i vari operatori, contribuendo a creare un ambiente di lavoro più collaborativo e motivante. La condivisione della documentazione favorisce la partecipazione attiva dei dipendenti nei processi decisionali, permettendo loro di contribuire al miglioramento continuo dei processi e delle policy adottate.
Ma come creare e gestire una documentazione informatica efficace? Innanzitutto, è importante definire un processo strutturato e ben definito per la creazione, la gestione e l’aggiornamento della documentazione. In questo senso, l’utilizzo di strumenti software dedicati di gestione documentale, come ad esempio ITGlue, può risultare molto utile per semplificare e automatizzare alcune delle attività coinvolte.
Va sottolineato che la documentazione non deve essere considerata come un insieme statico di linee guida, ma come un documento vivo e dinamico. Deve essere costantemente aggiornata per adeguarsi alle nuove sfide e alle nuove normative che possono emergere nel tempo. Solo in questo modo si può garantire la sua effettiva utilità nella gestione degli aspetti informatici dell’organizzazione.
In sintesi, la documentazione informatica rappresenta un elemento fondamentale per garantire la corretta gestione e sicurezza dei processi informatici. Una documentazione condivisa, gestita e costantemente aggiornata consente di avere una visione completa e dettagliata dei processi e delle policy adottate, di favorire una cultura della condivisione e della trasparenza, e di garantire la conformità alle normative vigenti.
Tuttavia, per creare e gestire una documentazione efficace è fondamentale definire un processo strutturato e coinvolgere tutti gli operatori coinvolti nei processi informatici. Solo attraverso una partecipazione attiva e una cultura della condivisione si può garantire la coerenza e l’efficacia della documentazione.
In un mondo digitale in costante evoluzione, la documentazione informatica rappresenta un elemento imprescindibile per garantire la sicurezza e l’efficacia dei processi informatici. Verba volant, scripta manent: le parole volano, ma ciò che è scritto rimane. Per questo motivo, investire nella documentazione informatica è un investimento fondamentale per il futuro dell’organizzazione, garantendo una gestione efficiente e sicura delle attività informatiche e la conformità alle normative vigenti.
Vediamo quali errori si possono evitare grazie a questo approccio:
Errori di configurazione dei sistemi informatici: la documentazione informatica può contenere le informazioni dettagliate sulla configurazione dei sistemi, delle reti e dei dispositivi, consentendo agli operatori di evitare errori nella configurazione e di garantire il corretto funzionamento dei sistemi.
Problemi di sicurezza informatica: la documentazione delle policy di sicurezza informatica, compresi i processi di autenticazione e autorizzazione, può aiutare a evitare violazioni della sicurezza e a garantire la protezione dei dati e delle risorse dell’organizzazione.
Inadempienze normative: la documentazione delle procedure operative standard (SOP) e delle policy di conformità alle normative può aiutare a garantire la conformità alle regolamentazioni, evitando sanzioni e penalizzazioni.
Difficoltà nell’aggiornamento dei sistemi e delle applicazioni: la documentazione delle procedure di aggiornamento dei sistemi e delle applicazioni può aiutare gli operatori ad aggiornare i software in modo coerente e tempestivo, riducendo il rischio di errori e vulnerabilità.
Problematiche legate alla formazione del personale: la documentazione dei processi e delle policy può essere utilizzata come materiale di formazione per il personale, riducendo il rischio di errori e migliorando l’efficienza delle attività.
La documentazione informatica è fondamentale per garantire la corretta gestione e sicurezza dei processi informatici e può aiutare a evitare una vasta gamma di errori e problematiche. La documentazione condivisa, gestita e costantemente aggiornata è un elemento fondamentale per favorire una cultura della condivisione e della trasparenza, garantendo la conformità alle normative vigenti e una gestione efficiente e sicura delle attività informatiche.
