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Smartworking: il nuovo modo di lavorare

Lavorare in remoto è qualcosa che abbiamo iniziato a sperimentare nell’ultimo mese e che perdurerà per le prossime settimane o, forse, mesi. Tuttavia, lavorare in remoto per più di uno o due giorni è una nuova esperienza per la maggior parte delle persone e delle attività.
Lavorare in remoto è qualcosa che abbiamo iniziato a sperimentare nell’ultimo mese e che perdurerà per le prossime settimane o, forse, mesi. Tuttavia, lavorare in remoto per più di uno o due giorni è una nuova esperienza per la maggior parte delle persone e delle attività.

Con il lavoro remoto si creano nuovi problemi in azienda: senza uno spazio di lavoro comune, come puoi organizzare il tuo lavoro? Come si ottiene una panoramica di ciò che fanno tutti gli altri? Come puoi tenere traccia dei progressi e offrire feedback?

10punto10 offre soluzione informatiche smart-working ready ai nostri clienti da anni. Abbiamo deciso di riadattare (e sintetizzare) il contenuto di un articolo apparso sul blog di Netcorp in modo da potere essere pienamente apprezzato anche da piccole/medie aziende italiane.

Condividiamo alcuni dei suggerimenti, strumenti e pratiche che anche noi utilizziamo nel nostro lavoro quotidiano e ciò che riteniamo essenziale per rendere il lavoro a distanza efficiente e gestibile.

Usate tecnologie funzionali allo smart working

Il lavoro a distanza richiede alcuni strumenti che sostituiscono gli strumenti dell’ufficio e i metodi di comunicazione comunemente utilizzati in un ufficio “classico”.

Dovrai quindi dotarti di questi strumenti:
• Una soluzione di collaborazione e videoconferenza per sostituire riunioni (di gruppo) e collaborazione efficiente (come Microsoft Teams, Zoom, Skype, Slack);
• Una piattaforma di messaggistica rapida (una chat aziendale) per gestire la comunicazione di tutti i giorni ed evitare lunghi cicli di scrivi/rispondi attraverso e-mail (ad es. Microsoft Teams, Slack, Skype);
• Uno strumento di pianificazione di processi e attività per la visualizzazione di progetti e il monitoraggio dei progressi. In Italia si usano ancora poco, ma tra gli strumenti utili ci sono: Zoho Projects, Trello, Monday, Toggl;
• Calendari condivisi per sincronizzare l’agenda del team (Office 365, Google Calendar);
• Uno spazio in cloud condiviso in cui è possibile archiviare tutti i documenti aziendali a cui è necessario accedere o che è necessario condividere con altri (Microsoft Sharepoint, Dropbox, Google Drive). E’ chiaro che dovranno essere definite le opportune autorizzazioni;
• Internet ad alta velocità- non tutte le persone hanno buoni piani ADSL/Fibra fissi a casa, ma fortunatamente Internet mobile è relativamente performante nella maggior parte dei comuni. Aggiorna semplicemente i piani dati mobili dei tuoi dipendenti a un livello più alto, ormai ci sono diversi piani dati di tipo “infinito” a costi relativamente bassi. La scarsa connettività, nel 2020, non deve essere una scusa.

Tra i software citati, Microsoft team è, in particolare, uno strumento in grado di gestire chat, video, condivisione di file e puoi integrarlo con la maggior parte delle altre app qui menzionate (Calendario, Trello, Google Drive e altri). E’ incluso con Office 365 e quindi potresti già averlo.

Pianificazione del tuo giorno / settimana / mese

Il lavoro a distanza richiede un poco più di pianificazione di quello classico (e pianificare non è mai male).
Un cambio di piano dell’ultimo minuto può causare maggiori problemi del normali per via dell’asimmetria delle informazioni (non tutti possono leggere le informazioni contemporaneamente).
Ricordati di rispettare il tempo dei tuoi colleghi.

Concordare le procedure per l’utilizzo di piattaforme di messaggistica come Teams

Decidi in anticipo quali gruppi devono essere creati sulla piattaforma di messaggistica prescelta, cosa può essere discusso in un gruppo specifico e come ci si può assicurare che qualcuno riceva il messaggio desiderato.
Se non lo fai, affronterai presto il caos nella messaggistica: le persone iniziano a mescolare argomenti e far perdere tempo e concentrazione agli altri.

Concordare su come seguire le scadenze e misurare l’avanzamento delle attività

Definire in dettaglio che cosa vuol veramente dire “fatto”, che cosa deve essere consegnato e quando è il limite temporale.
Non si potrà purtroppo vedere un sorriso o un cenno del capo o del tuo collega, quindi si dovrà decidere come si potranno fornire feedback sul progresso di progetti e to-dos.

Il monitoraggio dei progressi su ciò che fanno tutti può sembrare inizialmente complesso.
Sarà bene quindi utilizzare una soluzione di gestione delle attività digitali, creata appositamente per queste situazioni.

Noi di 10punto10 in questo momento usiamo e consigliamo Zoho Projects, ma ci sono anche altri software simili: bisogna cercarne uno adatto al proprio modo di lavorare.

Concordare orari di ufficio virtuali comuni

Una delle cose migliori di lavorare in remoto è che in molte occasioni non devi svegliarti ad un orario particolare ogni mattina (a meno che non sia necessario per un task del gruppo). Se preferisci svegliarti presto e iniziare la giornata alle 6 del mattino, puoi farlo. Ma forse hai altre priorità e ti piace iniziare la tua “giornata lavorativa” dopo cena. Anche questo, normalmente, va bene!

Il gruppo però deve concordare alcuni orari comuni dell’ufficio virtuale in cui tutti possano essere contattati per messaggistica, collaborazione e riunioni. Può essere corretto definire una finestra minima di 4 ore in cui tutti dovrebbero essere disponibili.

Dall’altra parte non è sempre possibile però pensare di lavorare con i vecchi orari 9-5: in situazioni come quelle attuali, in cui per via delle restrizioni dovute a COVID-19 i bambini sono a casa, non bisogna aspettarsi la presenza e la disponibilità di tutti, sempre.

Concordare le regole di comunicazione e i check-in di routine.

In 10punto10 utilizziamo incontri di pianificazione settimanali. Si tratta di riunioni più lunghe (1-2 ore) in cui si esaminano le attività, si assegnano le priorità e si valuta ciò che può essere fatto nella settimana o nelle due settimane successive.

Esistono poi brevi incontri quotidiani in cui le persone offrono una panoramica di ciò su cui stanno lavorando.
Le start-up hanno una normalmente una metodologia per gli stand-up quotidiani, in cui tutti dichiarano cosa hanno fatto il giorno prima, su cosa stanno lavorando quel giorno e quali ostacoli o sfide devono affrontare.

Pianificare riunioni e brevi incontri giornalieri offre una buona panoramica di ciò che accade nel team e consente di rilevare rapidamente eventuali problemi.

L’importanza delle pause individuali (pausa relax/ caffè).

È necessario fare delle pause per dare il meglio, ma attenzione anche alla procrastinazione. Se non sei abituato a lavorare in remoto, potresti dimenticare cosa stai facendo e chattare del con amici o su argomenti non lavorativi per ore.

Se lo ritieni utile, imposta sul computer un software che tracci come usi il tuo tempo quando sei al computer.

E’ essenziale programmare pause di stretching e rifocalizzazione. Usa un software come Tomato Timer per aiutarti a prendere pause programmate.

Il tuo spazio di lavoro (a casa).

Lavorare al tavolo della tua cucina può essere una soluzione semplice, ma questo significa anche che, quando qualcuno deve usare il tuo tavolo per mangiare, dovrai togliere il computer e smettere di lavorare.

La prima cosa da fare é quindi capire se puoi avere uno spazio che non viene utilizzato per nient’altro. Per cominciare, anche un piccolo angolo di una stanza funziona perfettamente. IKEA ha alcune soluzioni economiche che puoi donare o riutilizzare in altro modo al termine di questo periodo.

Scegliere uno strumento di comunicazione adeguato per ogni situazione

In breve: il video e l’audio evitano incomprensioni; la chat è rapida e flessibile; l’email fornisce autorizzazioni; il telefono è ancora una ottima soluzione.

La chat è un ottimo strumento, ma a molti piace usare l’audio/video il più possibile. Passa immediatamente alle chiamate o alle videoconferenze se si riscontrano errori di comunicazione nel team.

È abbastanza facile interpretare erroneamente la dichiarazione scritta di qualcuno e rispondere tu stesso in modo scontroso. La comunicazione audio/video ti aiuta a capire il significato dietro le parole e fornisce un feedback rapido in situazioni che devono essere molto chiare. Inoltre la digitazione rende spesso la comunicazione più lenta.

Il punto debole della comunicazione audio/video in simultanea è nella pianificazione di riunioni multiparticipanti. Concordare un momento adatto è sempre difficile. I messaggi di chat, invece, possono essere letti da chiunque a proprio piacimento. Se poi hai bisogno di sincronizzarti con qualcuno invia l’agenda tramite chat e fai una breve videochiamata: questo dovrebbe chiarire le cose.

Le e-mail sono utili per lasciare un segno su ciò che è stato concordato o se hai paura che il tuo messaggio venga sepolto sotto altri messaggi nel sistema di chat. Tuttavia, la chat veloce a volte è meglio per evitare lunghi cicli di comunicazione.

Anche da remoto è comunque possibile usare i servizi telefonici aziendali. Una telefonata è da sempre il sistema preferito nella comunicazione aziendale (e non). I sistemi di telefonia VOIP possono portare il numero dell’ufficio sul nostro computer o sul cellulare, così da rendere assolutamente irrilevante la nostra posizione geografica.

Conclusione

Lavorare in remoto può essere una sfida, ma se si usano gli strumenti e le procedure di installazione corretti, si è già a metà strada. E’ chiaro, molte persone avranno difficoltà significative a organizzarsi, a stare lontani dalla procrastinazione o a lavorare nell’ambiente familiare. Potrebbero anche mancare ai loro colleghi e alla mentalità di gruppo.
Il lavoro a distanza non è per tutti e speriamo, per queste persone, si possa tornare presto al nostro normale ambiente di lavoro.

Le aziende, tuttavia, dovrebbero già essere preparate al fatto che molte persone inizieranno ad apprezzare questo modo di lavorare in remoto e potrebbe non essere possibile tornare indietro per loro, ma questo può portare benefici anche alle aziende. Essere smart-working ready non è un processo difficile nè costoso e porta a innumerevoli vantaggi e risparmi. Se vuoi saperne di più contatta il nostro team via email o, meglio, prenderemo un caffè virtuale se ci chiamerai allo 0287176855.

Sperando che i problemi legati a COVID 19 facciano presto parte solo del nostro passato, il lavoro a distanza farà di certo parte del nostro futuro!